Features waarmee je tijd bespaart en geld verdient
YouBaze is gratis CRM software in de cloud voor het MKB. Het is gratis met volledig gebruik van alle features, zolang je maar wilt.
Belangrijkste features:
- Beheer gegevens van je relaties en zet ze in groepen
- Verstuur & ontvang e-mails
- Werk tegelijk met meerdere users (betaald abonnement)
- Maak brieven, offertes & facturen (digitaal factureren)
- Beheer je inkoop/verkoopfacturen & betalingen
- Laat klanten online betalen via betaallink
- Ontvang automatisch performance-rapporten via e-mail
- Beheer voorraden en manage projecten
- Preorder tool: eerst verkopen, dan inkopen
- Houd je uren bij en koppel ze aan een order/factuur
- Beheer zelf je boekhouding, doe zelf btw-aangiftes
- Exporteer de data naar je boekhouder (Exact Online import)
- Connect met WordPress, MailChimp en MessageBird
- Importeer bankmutaties van betaalproviders en banken (CAMT/MT940, PayPal import)
- Beheer je agenda, to-do manager en bestanden
-
Run je bedrijf in de cloud
YouBaze CRM draait in de cloud. Je hebt dus geen software nodig en kunt met internettoegang overal inloggen via smartphone, tablet of PC.
-
Veilig & wel
We beveiligen je data op verschillende manieren. Dagelijks wordt er daarnaast om de vier uur een backup gemaakt van je gegevens. Bovendien kun je via 2 staps authenticatie inloggen. Je data is dus veilig in de cloud.
-
Beheer je relaties
Voeg contactgegevens toe van prospects, klanten, personeel of media en maak eigen groepen aan. Vind deze contactgegevens in een handomdraai.
-
Gebruikersprivileges
YouBaze kun je met verschillende users tegelijk gebruiken (Triple en Unlimited abonnement). De admin kan aan iedere gebruiker privileges geven. Zo kun je bepalen wie bijvoorbeeld inzage heeft in verkooprapporten of data mag exporteren.
-
Mobiel vriendelijk
YouBaze is mobiel vriendelijk (responsive). Data & layouts passen zich dus aan aan je scherm. Op deze manier kun je ook mobiel werken op je smartphone of tablet.
-
Verstuur & ontvang e-mail
Je kunt je e-mails in YouBaze beheren. E-mails worden in de timeline van je contact gezet. Bovendien kunnen je collega's, indien ze hiervoor toestemming hebben, in elkaars mailboxen kijken. Je zelfs zien of iemand je mail gelezen heeft of niet. Erg handig.
-
Offreer & factureer digitaal
Maak offertes, orderbevestigingen en facturen en verstuur ze via e-mail. Ze worden automatisch in de timeline van je klant gezet. Je kunt offertereminders instellen om de status van je offerte te polsen bij de klant.
-
Brieven en contracten
Je kunt brieven maken, printen en archiveren in de timeline van je relatie. Met de templatetool kun je standaard teksten inladen met gegevens van je relatie. Ideaal voor contracten en overeenkomsten.
-
Post it notes zijn terug!
Dit is een feature die je veel gaat gebruiken: digitale post it notes. Die kun je individueel of binnen een project naar elkaar versturen en verschijnen direct op het scherm van je collega.
-
Meertalig
Als je veel internationale klanten hebt of je communiceert meertalig, dan kan dat. Maakt niet uit in welke taal en in hoeveel talen. Je kunt facturen, offertes, automated e-mails, aanhef en afsluiters per taal instellen. De interface kun je per gebruiker instellen op Engels of Nederlands.
-
Doe zelf BTW aangiftes
Met deze tool heb je je investering van je betaalde YouBaze account (mocht je die hebben) er direct uit. Je kunt per gewenste periode een btw-rapport uitdraaien. Voor bedrijven die veel aan het buitenland verkopen (BTW verlegd) wordt er een ICP pagina toegevoegd.
-
Performance-rapporten
Je ontvangt periodiek performance-rapporten van verkopen, inkopen, winst/verlies en prestaties van je vertegenwoordigers en media-kanalen. Als je veel investeert in Google AdWords, Twitter of Facebook, wil je natuurlijk weten hoeveel ze aan omzet hebben opgeleverd.
-
Betalingsherinneringen & betalen via betaalproviders
Zodra je factuur de betalingstermijn heeft overschreden, kun je ervoor kiezen om je klant betaalreminders te sturen. Als je je klant er regelmatig op attenteert dat facturen openstaan, zullen ze eerder betalen. Laat klanten online betalen via MultiSafePay of TargetPay en ontvang een bericht zodra betaald is. Deze factuur wordt dan automatisch op 'betaald' gezet.
-
Beheer je inkoopfacturen en crediteuren
Voeg inkoopfacturen toe en beheer je betalingen naar je leveranciers. Ontvang je facturen van leveranciers per e-mail dan kun je die met 1 klik inboeken, samen met de factuur (.pdf). Het is dus niet nodig om te printen omdat ze meteen gearchiveerd worden.
-
Importeer orders/aanvragen via je WordPress site
Als je een WordPress website hebt, kun je via de gratis YouBaze contact form plugin zelf contactformulieren maken en de data via 1 klik importeren in je YouBaze account. Met de preorder plugin worden (pre)orders zelfs direct in je YouBaze aangemaakt. Data handmatig inkloppen of copy/pasten is verleden tijd.
-
Agenda's
Iedere gebruiker heeft een eigen agenda. Voeg afspraken toe met reminders. Deel je activiteit met collega's en sta gebruikers toe om jouw agenda te bekijken.
-
Beheer documenten
Upload, bewaar en beheer documenten in je file library. Maak mappen aan en archiveer zo je huisstijl, bestanden voor klanten, marketing campagnes etcetera.
-
MailChimp connected
Zodra je een relatie toevoegt aan YouBaze, zetten wij het e-mailadres voor je op een maillijst van MailChimp. Dat kan zelfs per groep via list id's. Zo verstuur je e-mailcampagnes in een handomdraai naar de verschillende groepen binnen je YouBaze account.
-
Klantreviews
Vraag je klant via e-mail wat ze van je produkt/dienstverlening vonden en laat ze een review plaatsen in je customer review book. Die kun je via een iframe code op je website publiceren. Jij bepaalt welke review er wel en welke niet gepubliceerd wordt.
-
Verstuur SMS'jes
YouBaze 'praat' ook met MessageBird een website waarmee je geautomatiseerde SMS'jes kunt sturen naar een klant of groepen klanten.
-
Project management
Maak projecten aan en communiceer efficienter. e-mails en sticky notes kunnen per project verstuurd worden. En in de performancerapporten worden de financiele prestaties per project weergegeven.
-
Importeer & exporteer data
Exporteer je klantgegevens voor derden. Bijvoorbeeld voor een e-mailing of direct mailing. Dat kan per relatiegroep. Het importeren van bestaande klantgegevens is mogelijk via ons importscript.
-
Beheer mediakanalen
Als je veel investeert in marketing, wil je vast en zeker weten welk mediakanaal wat omzet. Op deze manier kun je je marketingbudget optimaal afstemmen op succesvolle mediakanalen.
-
Verstuur verjaardagse-mails
De verjaardag van je klant is een uitermate geschikt moment om goodwill te scheppen. Maar werkt ook omzetverhogend. YouBaze verstuurt verjaardagse-mails automatisch. Jij bepaalt hoever vantevoren dat moet gebeuren.
-
'Nurture' prospects/klanten
Dit is een erg interessante tool. Je kunt op basis van de fase waarin een relatie zich bevindt geautomatiseerde e-mails sturen. Die stel je eenmalig in. Verandert de status (prospect wordt bv. klant), dan stoppen de prospectmails en ontvangt de klant e-mails die voor klanten zijn ingesteld.
-
Valuta & BTW tarieven
YouBaze is een CRM systeem dat wereldwijd gebruikt wordt. Via deze feature kun je bepalen met welke valuta je wilt factureren en heb je keuze uit 5 verschillende BTW-tarieven die voor jouw onderneming en land van toepassing zijn.
-
Meerdere bankrekeningen
De kans is groot dat je verschillende bankrekeningen hebt. Je kunt diverse bankrekeningen aanmaken en gebruiken voor debiteuren- en crediteurenbeheer.
-
Schrijf je klant juist aan
Het is belangrijk dat je je klanten juist aanschrijft. Vandaar dat we velden als voorletters, tussenvoegsel, achternaam en postcode corrigeren als het niet goed is ingevoerd (bijvoorbeeld lower case).
-
Monitor vertegenwoordigers
Met deze feature monitor je de prestaties van vertegenwoordigers. Wie heeft wat omgezet, welke offertes staan open en welke zijn een opdracht geworden.
-
Postcodebestand
Op basis van Nederlandse postcode huisnummer worden de velden adres en woonplaats automatisch ingevuld. Inclusief postcode look-ups van 33 andere landen.
-
Bel automatisch via VoIP
Als je via VoIP belt en je provider maakt gebruik van Broadsoft (zoals KPN en Vodafone), dan hoef je nooit meer handmatig nummers in te toetsen om te bellen. Dit kan per gebruiker ingesteld worden.
-
Timeline
Je kunt naast brieven, offertes, facturen, facturen inkoop en e-mails ook bestanden, notities en telefoongesprekken aan een relatie linken. Zo kun je in één oogopslag zien wat er met die relatie gecommuniceerd is.
-
Urenregistratie
Houd je uren bij die je in een opdracht steekt, koppel ze aan een order en zet ze met één klik op de factuur.
-
Voorraadbeheer
Verkopen en inkopen (ontvangen goederen) kunnen gelinkt worden aan je voorraadbeheer. Als je een kritische voorraad instelt, wordt er een e-mail verstuurd naar de verantwoordelijke inkoper.
-
Exporteer je boekhouding
Boekhoudgegevens als relatiegegevens, verkoopfacturen, inkoopboekstukken, bank en kasboeken kun je naar je boekhouder sturen. De .csv bestanden zijn ‘ready for import’ voor boekhouders die met Exact Online werken.
-
Importeer bankmutaties
Via een import voor banken en betaalproviders (o.a. PayPal) kun je bankmutaties inlezen en linken aan verkoopfacturen en inkoopboekstukken en grootboeknummers voor boekhouddoeleinden. Nooit meer handmatig bankgegevens invoeren dus.
